Business Email Cost Calculator — Professional Email on Your Own Domain
A 5-person team on a Business tier (50GB mailboxes at $4.50/user/mo) pays $22.50 monthly — $270.00/yr before tax — and $310.50/yr with Saudi Arabia's 15% VAT (about $62.10 per user), while UAE teams pay only $283.50 at 5% VAT. The honest rule: teams of 3 or fewer run the same addresses on hosting-bundled email for $0.00 extra, and from about 5 users — or any mailbox over 10GB — a dedicated product wins. Buy mailboxes for humans, not addresses: info@ and sales@ are free aliases forwarding to one inbox, so a 5-person company needs 5 mailboxes, not 12 addresses.
| Users | Tier | VAT | Annual incl. VAT |
|---|---|---|---|
| 1 | Basic | No VAT | $12.00 |
| 3 | Basic | KSA 15% | $41.40 |
| 5 | Business | KSA 15% | $310.50 |
| 5 | Business | UAE 5% | $283.50 |
| 10 | Business | No VAT | $540.00 |
| 25 | Enterprise | KSA 15% | $3,450.00 |
| 50 | Business | No VAT | $2,700.00 |
| Verdict | Teams of 3 or fewer run free on hosting-bundled email ($0 extra); from about 5 users — or any mailbox over 10GB — a dedicated business-email product wins. | ||
Indata
Subscriptions bill per mailbox per person monthly — not per address.
Business: The 2026 default for real teams: $3-6 per user/month (modeled $4.50 at 50GB) — bigger mailboxes, calendar and contacts sync, and the storage most five-to-twenty-person teams actually need.
Sales, support and media-heavy mailboxes — the 2026 team default.
The first domain is usually free with hosting — each extra adds about $12/yr ($0.00 extra in your math).
List prices are ex-VAT: KSA adds 15%, the UAE 5% — your total includes 15%.
Recommended: the Business tier at about $310.50/yr VAT-inclusive ($62.10/user) — hosting-bundled email caps at 10GB, underpowered for 50 GB mailboxes. Break-even ≈ 5+ users or >10GB needs.
The break-even: a dedicated business-email product wins from about 5 users, or the moment any mailbox needs more than the bundled plan's 10GB ceiling — below that line, hosting-bundled email at $0 is the honest answer.
Aliases vs mailboxes: an alias (info@, sales@, billing@ forwarding to one inbox) is usually free and unlimited — a separate mailbox bills per seat every month. Buy mailboxes for humans, use aliases for roles: a 5-person company needs 5 mailboxes, not 12 addresses.
Migrating from free mail: keep the old mailbox open during the switch, run the provider's IMAP import (or manual export), then flip the MX records at your DNS host — mail flows to the new inbox without losing messages. Budget one quiet weekend and send from the new address only after the MX change propagates (usually hours).
Bands are 2026 planning ranges from published vendor schedules — not live quotes; providers differ and storage offers change, so check the current price list before committing. Prices are pre-tax; your billing country's VAT is added on top.
| Users | Tier | VAT | Annual incl. VAT |
|---|---|---|---|
| 1 | Basic | No VAT | $12.00 |
| 3 | Basic | KSA 15% | $41.40 |
| 5 | Business | KSA 15% | $310.50 |
| 5 | Business | UAE 5% | $283.50 |
| 10 | Business | No VAT | $540.00 |
| 25 | Enterprise | KSA 15% | $3,450.00 |
| 50 | Business | No VAT | $2,700.00 |
Bädda in denna kalkylator
Dela det här verktyget med din publik. 100 % gratis och helt responsiv.
Så fungerar kalkylatorn för kostnad för företagsmejl
Prissättningsmodellen använder planeringsband från publicerade 2026-scheman för e-postleverantörer: Basic 1–2 USD per användare/mån vid 10 GB, Business 3–6 USD vid 50 GB, Enterprise 6–10 USD med kvarhållning. Ditt lagringschip avgör var priset landar i nivåbandet (10 GB i underkant, 50 GB mitt, 100 GB topp), årsnetto = användare × pris × 12 plus extra domänavgifter (första domänen gratis med webbhotellet, extra cirka 12 USD/år), därefter multipliceras totalen med momsfaktorn: 1,15 för KSA, 1,05 för UAE. Varje tal är deterministiskt och återskapbart från rubriken under resultatet — inga livepriser, ingen slump.
- 1
Steg 1
Ställ in ditt antal användare (1–50) med steglaren och välj lagring per användare på chipen 10/50/100 GB — chipet placerar priset på nivåbandet: 10 GB i underkant, 100 GB i topp.
- 2
Steg 2
Välj nivå (Basic / Business / Enterprise) och antal domäner (1–3) — första domänen är oftast gratis med webbhotellet och varje extra tillför cirka 12 USD/år — välj sedan moms: KSA 15 %, UAE 5 % eller ingen.
- 3
Steg 3
Läs månads- och årstotalen med moms per nivå och per användare, jämför raden ingår-mot-dedikerat och få omdömet: räcker mejlet som ingår i webbhotellet till 0 USD, eller har ditt team passerat break-even (~5 användare eller >10 GB)?
Användningsområden
En riyadisk startup på 4 personer som väljer mellan mejl som ingår i webbhotellet och ett dedikerat paket, och vill ha en exakt årsbudget inklusive Saudiarabiens 15 % moms innan den går till ledningen.
En Dubai-byrå som anställer 12 medarbetare som behöver 50 GB-konton på en businessnivå och vill jämföra årstotalen inklusive moms (UAE 5 %) mellan leverantörer innan de binder sig för ett år.
En enskild handlare som vill ha en professionell du@dittvarumarke.se-adress så billigt som möjligt — en Basic-nivå, enskild användare till 1–2 USD/mån, på gratisdomänen som följer med webbhotellet.
Tips
- 1
Citera alltid priser före och efter skatt tillsammans — att visa KSA:s 15 % och UAE:s 5 % explicit är vad som gör innehållet verkligt användbart för Golf-läsare i stället för en kopia av global prissättning.
- 2
Besvara ingår-mot-dedikerat-valet ärligt från båda håll: när mejlet som ingår till 0 USD räcker och när en dedikerad produkt är motiverad — innehåll som löser invändningen slår innehåll som bara säljer.
- 3
Stämpla priserna med sitt år (2026-band) och citera ett intervall, inte en leverantörs pris — priser rör sig och intervall stämmer kvar, det som hindrar sidan från att åldras.
Vanliga misstag
Att köpa ett konto för varje funktionell adress: info@, salg@ och faktura@ är gratisalias som vidarebefordrar till ett konto — att betala per säte per adress fördubblar fakturan för ingenting.
Att glömma momsen: listpriser är före skatt, så ett saudiskt team som budgeterar 270 USD möter en faktura på 310,50 USD — multiplicera alltid med 1,15 för KSA och 1,05 för UAE.
Att växla MX-poster innan mejlen exporterats, eller stänga gamla kontot direkt — så förlorar de flesta misslyckade migreringarna sitt arkiv. Håll det gamla kontot öppet tills importen är klar.
Vanliga frågor
Räcker den gratis mejlen som ingår i webbhotellet för mitt team?
Vad kostar professionell e-post egentligen per användare 2026?
Hur fungerar momsen i Saudiarabien och UAE på mejlpaket?
Behöver jag verkligen en egen domän, eller räcker en Gmail-adress?
Vad är den verkliga skillnaden mellan professionell e-post och gratis Gmail?
Hur mycket lagring behöver jag per användare?
Hur migrerar vi från gratis mejl utan att förlora meddelanden?
Alias eller konton — vad ska jag köpa?
Related tools
Pick another tool to continue your calculation.